Privacybeleid

Privacybeleid Complies BV
https://www.complies.nl

Over ons privacybeleid

Complies BV geeft veel om je privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en jouw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen je gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Complies BV. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 18/05/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over je door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan je uit op welke wijze wij jouw gegevens opslaan en hoe wij jouw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je heeft met betrekking tot de door aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als je vragen heeft over ons privacybeleid kun je contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, je vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kun je lezen op welke wijze wij jouw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Webhosting

Skyberate

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Skyberate. Skyberate verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt jouw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij meta-gegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Skyberate heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van jouw persoonsgegevens te voorkomen. Skyberate is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mail en mailinglijsten

Mailcampaigns

Onze website maakt gebruik van Mailcampaigns, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website en het verzenden van eventuele nieuwsbrieven afhandelt. Alle bevestigingsmails die je ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van Mailcampaigns. Mailcampaigns zal jouw naam en emailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden zie je de ‘unsubscribe’ link. Als je hierop klikt zal je geen e-mail meer van onze website ontvangen. Dit kan de functionaliteit van onze website ernstig verminderen! Jouw persoonsgegevens worden door Mailcampaigns beveiligd opgeslagen. Mailcampaigns maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. Mailcampaigns behoudt zich het recht voor om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Skyberate

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Skyberate. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Skyberate heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

Payment processors

Pay.nl & Ogone

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen maken wij gebruik van de Betaaldienstverlener Pay.nl & Ogone. Pay.nl & Ogone verwerken jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en jouw betaalgegevens zoals je bankrekening- of creditcardnummer. Pay.nl & Ogone hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Pay.nl & Ogone behoudt zich het recht voor jouw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Pay.nl deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en orderdata met achterafbetaaldienstverleners. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Pay.nl & Ogone’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelt. Pay.nl & Ogone bewaren jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Verzenden en logistiek

DPD, DHL, UPS, Redjepakketje, Sluyter Logistics, Transmission, Transsmart, hierna te noemen zendingsverwerker

Als je een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om jouw pakket bij je te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van een zendingsverwerker voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij jouw naam, adres, telefoonnummer, emailadres en woonplaatsgegevens met zendingsverwerker delen. Zendingsverwerker gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat zendingsverwerker onderaannemers inschakelt, stelt zendingsverwerker jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

Facturatie en boekhouden

Exact

Voor onze bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de software van Exact. Wij bewaren jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Jouw persoonsgegevens worden beschermd en on premise opgeslagen. In geval van consultancy is Exact tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Tevens wordt in onze administratie alle gegevens met betrekking tot jouw Kamer van Koophandel inschrijving bewaart zoals je deze aan ons heeft afgegeven. In geval van limietaanvraag of andere financiële afhandeling kan deze informatie door onze financiële afdeling worden ingezien.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die je verstrekt. Als je gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om - anders dan op jouw verzoek -op een later moment contact met je op te nemen, vragen wij je hiervoor expliciet toestemming. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld jouw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens. Hiervoor refereren wij naar onze cookieverklaring.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Complies BV op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens zolang je cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren.

Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot jouw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van jouw opdracht hebben vervaardigd.

Jouw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft jou als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen je hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe je zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van jouw gegevens enkel naar jouw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij je vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvang je in de machine leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Je heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op je verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jou als persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jou als persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot je de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jou als persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over je die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Complies BV. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan je ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Googlediensten.

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt je echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot je verwerken, dan brengen wij je daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

Complies BV
Handelsweg 30
9482WE Tynaarlo
Nederland

T (059) 220-9191
E info@complies.nl

Contactpersoon voor privacyzaken

A Bergsma